Quante volte mi è capitato di vedere video o leggere libri sulla gestione del tempo e soprattutto su come riuscire a fare tutto ciò che vorremmo nelle 24h giornaliere che ci sono concesse.
Trucchi e strategie per programmare le giornate al secondo, gestire gli imprevisti, rimanere concentrati e diventare più produttivi ed efficienti.
Tra questi suggerimenti, ci sono spesso le famose to-do list, cioè le liste di cose da fare che possono essere spuntate ogni volta che un’attività è stata svolta.
Queste liste possono essere di tanti tipi.
Esistono le liste dei compiti importanti, quelli che rimandiamo da tempo e devono essere completati in giornata, magari elencati in ordine di importanza.
Esistono le liste tematiche: quelle per mantenere un piano di studi, quelle in ufficio o quelle del riordino della casa.
Esistono anche le liste “totali”, cioè quelle che racchiudono ogni singolo compito della giornata, dalla sveglia, alla preparazione dei pasti, fino all’ora di andare a letto. Quelle che ti porti dietro tutto il giorno spuntando le caselle ora dopo ora.
Quando sono utili le to-do list?
Non voglio negare in assoluto l’utilità delle liste di cose da fare. Ci sono casi in cui possono rivelarsi di grande aiuto, per rimanere focalizzati o non perdere passaggi importanti di un lavoro che dobbiamo necessariamente portare a termine.
Io stessa a volte le uso: in ufficio, ad esempio, quando arrivano alla mia mente cose che devo fare e per non dimenticarle e non distrarmi da ciò che sto facendo, le appunto in una lista che depenno man mano che svolgo i compiti.
Oppure quando ho un progetto con una scadenza: mi aiuta a non sentirmi sopraffatta e a distribuire bene il lavoro nell’arco dei giorni.
Ma queste sono liste legate a momenti particolari: le creo raramente e solo all’occorrenza.
Questo perché le to-do list hanno anche lati negativi:
- Aumentano il livello di ansia. A volte trovarsi davanti lunghe liste di cose da fare fin da quando apriamo gli occhi al risveglio, non fa che renderci ansiosi ancor prima di aver iniziato. Questo perché solitamente siamo più ottimisti di quanto dovremmo e ci accorgiamo ben presto di non riuscire a fare tutto ciò che ci eravamo preposti. La sola idea del fallimento di fine giornata fa aumentare i livelli di ansia.
- Risvegliano i tuoi sensi di colpa e la tua tendenza a criticarti. Nonostante tu speri che la to-do list ti aiuti a non dimenticare ciò che devi fare, in realtà è un continuo promemoria per le cose che rimandi da tempo, ma che ancora non sei riuscito/a a portare a termine. Solo leggere la lista, quindi, ti fa sentire sotto pressione e dopo alcuni giorni “imperfetti”, ti demoralizzi e già pensi “non ce la farò mai”. Ecco che quindi arrivano i sensi di colpa e le critiche, come il classico “non valgo niente“.
Trucchi per non farsi sopraffare dalle to-do list
Se anche a te è capitato di sentirti come ho descritto nel paragrafo precedente, non preoccuparti, non se l’unico/a.
Come ho detto le liste non devono essere per forza la causa del nostro male, anche perché a volte sono davvero utili.
Ecco quindi alcuni consigli per affrontare le to-do list in maniera sana:
- Non fare una lista per tutto. Non hai bisogno di spuntare una casella quando hai fatto colazione. Liste più brevi significa anche meno pressione.
- Per alleviare l’ansia, concentrati su un compito alla volta. Mentre fai una cosa, non pensare alla successiva: rimani focalizzato/a su ciò che stai facendo cercando di farlo al meglio, senza guardare l’orologio. La concentrazione ti farà anche risparmiare tempo!
- Non incolparti se non riesci a fare tutto: il tuo mantra a fine giornata deve essere “ho fatto tutto ciò che ho potuto al meglio delle mie possibilità, se posso migliorare in qualcosa, lo farò domani.”
- Familiarizza con la paura di fallire: se non porterai a termine la tua to-do list, il mondo imploderà? La tua famiglia scapperà di casa? Tutti fuori ti additeranno? No. Quindi fai un respiro profondo, e vai a letto tranquillo/a.
- Festeggia quando ce la fai: nessun senso di colpa a fine giornata, ma solo sorrisi per ciò che sei riuscito/a a portare a termine nonostante gli imprevisti della giornata.
La liste di cose da NON fare
Charlie Munger ha inventato una strategia inversa che forse potrebbe esserti utile: la lista di cose da non fare.
In pratica si tratta di una lista dove puoi scrivere tutto ciò che non vorresti affrontare durante la giornata.
- Non prendermela troppo se in posta c’è una lunga coda di persone in attesa
- Non negarmi un po’ di riposo
- Non correre sempre
- Non guardare il telefono prima di andare a letto
- Non dire sempre di sì
- e così via…
Personalizza la tua lista e spunta le caselle a fine giornata, sono sicura che la soddisfazione sarà dieci volte maggiore e la prospettiva per il giorno successivo sarà piena di positività e voglia di migliorarsi.
Il tempo non va misurato in ore e minuti, ma in trasformazioni.
Fabrizio Caramagna
